13 приложений для эффективного тайм-менеджмента

Мы протестировали 13 приложений, которые помогут спланировать дела и расставить приоритеты.

Для организации задач

Any.do

В Any.do к каждой задаче можно добавлять теги, напоминания, подзадачи и вложения. Функция приоритетов поможет сконцентрироваться на главном и не забыть о важном деле, а списками можно делиться с друзьями и коллегами — и планировать совместные проекты.

Стоит отметить опцию Focus, которая помогает дополнительно мотивировать пользователя. Если она включена, а человек не завершил задачу, приложение уничтожит виртуальную ёлку. Ещё одна особенность Any.do — список покупок, которые приложение автоматически распределяет по категориям.

В платной версии можно создавать повторяющиеся задачи, прикреплять файлы любого размера, использовать индивидуальные темы, цветные теги и ярлыки, а также создавать напоминания, привязанные к определённому месту.

Цена: базовая версия — бесплатно, премиум-версия приложения обойдётся в $5,99 в месяц.

Пишет про дизайн в Skillbox. Работает директором по маркетинговым коммуникациям, изучает рекламную графику и 3D.

Todoist

Todoist — главный конкурент и отличная альтернатива Any.do. В приложении нет разве что самоуничтожающегося дерева. В Todoist можно разбивать задачи по проектам и подпроектам, добавлять теги, изменять тему, добавлять комментарии, прикреплять файлы и вести совместные проекты. В качестве дополнительной мотивации в сервис встроен трекинг продуктивности. Некоторые функции, включая напоминания и добавление задач по email, доступны только в премиум-версии приложения.

Возможностей у приложения много, так что вам придётся ознакомиться с руководством пользователя. С его помощью вы, например, разберётесь, как лучше оформлять и организовывать проекты, работать с задачами, метками и фильтрами, узнаете, какие теги надо использовать, чтобы настраивать задачи.

Некоторых пользователей отталкивает необходимость изучать возможности сервиса, но Todoist того стоит. Разобравшись за час со всеми его особенностями, вы получите надёжный и удобный планировщик.

Еще один плюс приложения — шаблоны, которые помогут быстро создать список задач и организовать другие списки — от планирования покупок до создания контент-плана для социальных сетей. Найти подходящий можно на сайте приложения .

Цена: базовая версия — бесплатно, премиум-версия приложения стоит $3 в месяц.

«Мои дела: Планировщик задач»

Не самый изящный, но довольно функциональный сервис для планирования задач. Возможности планировщика ограничиваются созданием задач по дням и списка общих дел, не привязанных к определённому времени. Задачи можно переносить, копировать и отправлять коллегам. Встроенный в приложение календарь помогает организовать задачи на несколько месяцев вперёд.

На этом функции приложения заканчиваются — нет ни тегов, ни меток с фильтрами, ни возможности прикреплять файлы или отслеживать прогресс. Но если нужен простой и понятный сервис для тайм-менеджмента без вороха дополнительных функций, то «Мои дела» могут вам понравиться.

В PRO-версии становятся доступны несколько полезных функций: синхронизация задач, автоперенос дел, виджет, повтор уведомления и новые темы.

Цена: бесплатная версия + можно оформить как подписку (150 рублей за три месяца), так и единоразовую покупку (599 рублей).

Wunderlist

Несмотря на то что Microsoft, купивший Wunderlist в 2015 году, заявил о закрытии приложения ещё два года назад, сервис до сих пор работает. Более того, основатель компании, разработавшей Wunderlist, сейчас пытается начать переговоры о его выкупе. Тем временем на сайте Wunderlist активно рекламируется сервис Microsoft To-Do, о котором речь пойдёт чуть ниже.

Сам Wunderlist остаётся достаточно удобной программой: к каждой задаче можно добавить напоминание, повторы, подзадачи, заметки и файлы, создавать несколько различных списков и настраивать их под себя. Wunderlist может похвастаться ещё одной особенностью — функцией «Беседы», благодаря которой можно обсуждать совместные задачи, не выходя из приложения. Темы не предусмотрены, можно выбрать лишь фон.

7 программ для тайм-менеджмента

«Время не лечит, оно приводит к равнодушию.»

«Есть множество способов убить время — и ни одного, чтобы его воскресить.»

«Плохо, что время летит, но хорошо, что вы пилот.»

Чтобы не сбиться с курса, я хочу разместить здесь анализ 7 программ, которые помогут вам правильно организовать свое время! Сегодня воскресенье — попробуй применить хотя бы одну, чтобы распланировать эту неделю! Поехали 🙂

1. Manic Time (http://www.manictime.com/download/)

«Я провел всю свою жизнь, стараясь не быть беспечным. Женщины и дети могут быть беспечными. Но не мужчины», – говорил дон Вито Корлеоне. Беспощадная программа Manic Time может послужить хорошим консильери будущим крестным отцам бизнеса. Приложение беспристрастно ведет подсчет времени, потраченного на социальные сети, просмотр сериалов, разглядывание котяток, чтение комментариев к новому посту Навального и выращивание капусты в онлайновых играх. Запустите Manic Time в фоновом режиме в понедельник, распечатайте статистику в пятницу и почувствуйте неизбежное отвращение к себе: наверняка выяснится, что половину (в лучшем случае!) рабочего дня вы тратите на вещи, с работой никак не связанные.

Что приятно, Manic Time следит не только за браузером, но и за большинством компьютерных программ, от Windows Media Player до Adobe Photoshop. Плюс, у приложения есть весь необходимый инструментарий для фиксации и детализации всего, что происходит во время рабочего дня. Например, можно отследить, сколько времени уходит на общение с разными клиентами и партнерами.

Выявив основные статьи расходов времени, можно приступить к следующему шагу – взятию этого непослушного ресурса под свой полный контроль.

2. Achieve Planner (http://www.effexis.com/achieve/planner.htm)

Achieve Planner – идеальный инструмент как для расписания личного времени, так и для управления профессиональными проектами. Вернее, это удобное средство координации этих двух противоположных сфер жизни. Программа позволяет наслаивать меняющееся деловое расписание на расписание стабильного, как путинское десятилетие, быта, находить конфликты (скажем, срочное совещание назначено на тот же день и час, что и еженедельный покер) и худо-бедно решать их. Интерфейс Achieve Planner по-спартански прост и удобен. Дела и задачи легко можно чередовать как колоды в карте, с удивлением обнаруживая, что перенос спортзала с четных дней недели на нечетные выгадает вам столько дополнительного времени, что наконец-то можно будет спокойно почистить зубы.

Заодно программа отлично справляется с вписыванием в рутинное расписание всевозможных глобальных проектов, будь то организация семейных праздников, работа над диссертацией или рытье тоннеля из тюрьмы. Проекты, кстати, по образу и подобию любимой бизнесменами диаграммы Ганта можно разбивать на задачи. А между задачами расставлять приоритеты срочности и устанавливать временные и причинно-следственные связи – это здорово помогает, когда дело кажется большим и страшным. Это, продолжая нашу новогоднюю подоплеку, как поединок с драконом: если дисциплинированно и систематически отрубать его головы одну за одной, то не такой уж он и непобедимый.

Наконец, Achieve Planner позволяет каталогизировать все дела по разным папкам (по умолчанию предлагается трогательный набор «Семья – Работа – Образование – Спорт») и отслеживать свою успеваемость по каждому направлению. Увы, статистика программы подтверждает известное правило бизнесменов, что большинство людей не в состоянии вести больше двух масштабных проектов одновременно.

3. SmartDraw (http://www.smartdraw.com)

Научившись экономить время вместе с Time Manic и достигать поставленных целей с Achieve Planner, можно переключиться на самый серьезных сборник приложений для тайм-менеджмента и управления проектами – монструозную программу SmartDraw. Это настоящий инструмент руководителя, позволяющий планировать, делегировать и контролировать любые задачи с помощью методик, обычно изучаемых в бизнес-школах. Кроме уже упомянутой диаграммы Ганта в арсенале SmartDraw есть готовые интерфейсы для проведения SWOT-анализа, быстрого аудита портфеля активов по матрице Бостонской консалтинговой группы, построения «дерева решений», контроля качества оказываемых услуг, математической, экспертной и креативной оценки альтернатив при принятии решений и многого, многого другого.

Большинство этих инструментов (всего их около ста) вам наверняка знакомы; часть станет приятным открытием, способным стимулировать производительность. Но главное – не радость узнавания и не эффект новизны, а удобство работы с шаблонами. С помощью SmartDraw можно очень быстро создавать и оформлять задачи, отправлять их партнерам и в конечном счете наладить четкий и надежный механизм принятия решений в организации. К сожалению, за знания и умения приходится платить: полный комплект SmartDraw стоит $197. Но кое-что можно получить бесплатно: на сайте программы организована целая википедия, полностью посвященная различным методам принятия решений и оценки альтернатив.

У каждого из нас всего 24 часа. Распредели их с умом

4. RemindYou (http://mac.softpedia.com/get/iPhone-Applications/Busi..)

Приложение для айфона под названием RemindYou пригодится занятым людям, ежедневно скованным массой обязательств, простых и не очень. Программа импортирует данные из стандартных служб вроде «Контактов» и «Календаря» на один экран и берет жизнь пользователя под свой контроль. Напоминает, кого надо поздравить с днем рождения, какие счета оплатить, что купить, куда съездить. Расписание можно забить на полтора месяца вперед. В отличие от многие конкурентов, приложение весьма снисходительно к аккумулятору телефона.

5. Self-Control (http://visitsteve.com/made/selfcontrol/)

Программа Self-Control действует по принципу «несвобода лучше свободы»: стоит ее включить, завести будильник – и все, прощайте блоги, социальные сети, порносайты и говорящие хаски с Youtube. Доступ к разлагающим волю и дисциплину сайтам будет разблокирован только тогда, когда истечет вами же заданное время. До этого не поможет даже перезагрузка компьютера.

6. StayFocusd (http://vk.cc/1FnOvX)

Браузерный плагин StayFocused работает мягче: вместо того, чтобы полностью нейтрализовать раздражителей, он ограничивает время, отведенное на отдых. Скажем, если вы пообещаете себе играть в «Веселого фермера» не больше 20 минут в день, то на 21-ой минуте веб-страница игры будет заблокирована ровно на сутки. Принципиальный StayFocusd не устроит веселому фермеру амнистию, что бы вы ни делали с компьютером.

7. Readability (http://www.readability.com)

А универсальная программа Readability, работающая на всех платформах от тайги до британских морей и от компьютера до айпэда, вместо того, чтобы бороться с вредными привычками, пытается минимизировать ущерб от них. Приложение позволяет очищать любимые сайты и блоги от отвлекающих ссылок, рекомендаций почитать что-нибудь еще на заданную тему, комментариев к текстам, веселых картинок, рекламных баннеров и прочих соблазнов бездельничать дольше, чем следовало бы. К слову, избавленные от всей этой шелухи статьи читаются и запоминаются гораздо лучше.

Лучшие тайм менеджмент программы в 2020 году

Без всякого сомнения, у работы из дома есть свои преимущества. Например, не нужно ездить на работу. Они не транжирят бесценное время компании, сплетничая возле кулера. А вы оплачиваете только те часы, которые они реально отработали. И, как показывают исследования: удаленный персонал в целом счастливее, чем офисные работники. Тем не менее, для успешного ведения бизнеса вам могут понадобиться некоторые тайм менеджмент программы.

Ведь несмотря на все выгоды найма удаленных сотрудников, если они не живут в одном с вами регионе, то бывает нелегко помочь им эффективно распоряжаться своим рабочим временем.

Итак, удаленные сотрудники не тратят время на дорогу, но, вместе с тем, вы хотели бы быть уверены в том, что они выполняют свою работу эффективно и для этого вам нужны правильные инструменты управления. Вот лучшие тайм менеджмент программы 2018 года:

Тайм менеджмент программы

Есть несколько важных аспектов в искусстве тайм-менеджмента, и в данной статье мы хотели бы осветить их все. Но давайте начнем с наиболее очевидного — учета рабочего времени.

1. Time Doctor

Если вам нужна программа для учета рабочего времени удаленных сотрудников, то Тайм Доктор как раз то, что надо.

С помощью Time Doctor вы сможете получать подробные отчеты о том, как ваши удаленные сотрудники используют рабочее время и насколько их работа продуктивна. Данная программа учитывает, как рабочее время сотрудников в целом, так и время, потраченное на конкретный проект, на выполнение задач, на работу с клиентами.

Кроме этого, данная система управления персоналом включает в себя мониторинга активности в Интернете, трекинг посещенных сайтов, GPS трекинг и многое другое.

В Time Doctor есть все, что должна включать в себя тайм менеджмент программы .

2. Roadmap

Roadmap — еще одна полезная программа учета рабочего времени удаленных сотрудников. Особенно, если хочется соблюсти равновесие между мониторингом и графиком работы большого числа удаленных сотрудников. Эффективный тайм менеджмент это Roadmap, который дает возможность отслеживать активность сразу всех удаленных сотрудников. Вы можете видеть, какие из них сейчас не загружены, а на каких, наоборот, навалилось слишком много работы.

Приложение помогает увидеть, насколько цели проекта совпадают с имеющимися ресурсами и возможностями вашей команды, и, соответственно, внести коррективы.

С помощью этой тайм менеджмент программы можно сравнивать рабочие графики сотрудников, составлять пользовательские отчеты и видеть задачи в полном портфолио ваших проектов, координируя работу удаленных сотрудников.

Приложения для обсуждений и видеочата

Даже если у вас есть самая лучшая тайм менеджмент программы , но нет возможности общаться с сотрудниками, то вам трудно оставаться «на одной волне» с ними. Мы подобрали для вас лучшие приложения для видеочата, чтобы вы всегда оставались на связи со своей командой.

3. Google Hangouts

Google Hangouts, возможно, лучшее приложение для видеоконференций с удаленными работниками. Для такого утверждения у нас имеется несколько веских доводов.

Первый из них — это более миллиарда пользователей Gmail и, я думаю, вряд ли отыщется фрилансер, который был бы незнаком с Gmail. А тот факт, что Google Hangouts прост в использовании — несомненно, является его огромным плюсом. В этом приложении вы можете назначать время конференции, а также делать голосовые или видеозвонки.

Кроме этого, вы можете общаться как тет-а-тет, так и подключить к групповому чату вашу удаленную команду (до 100 человек). Не говоря уже о том, что приложение доступно на разных платформах и имеется мобильная версия для iOS и Android.

Google Hangouts прост в использовании, удобен и бесплатен.

4. Skype

Если видео или звук в Google Hangouts по какой-то причине начнут «подтормаживать», то Skype — отличный запасной вариант, который дает вам те же возможности.

При более 300 миллионах активных пользователей Skype — это еще одна коммуникационная платформа, которой пользуются практически все. Skype позволяет вам обмениваться текстовыми сообщениями, делать голосовые и видеозвонки, делиться экраном (демонстрация экрана) и совершать групповые звонки. Skype доступен на всех видах ПК, а также на iOS и Android устройствах.

5. Join.me

Ищете более гибкую коммуникационную среду для совещаний или видеоконференций с удаленными работниками? Тогда, попробуйте Join.me .

Приложение Join.me позволяет делать звонки и проводить групповые обсуждения, обеспечивая связь со всем вашим офисом. Подозреваю, что при таких возможностях ваш тайм-менеджмент сразу выйдет на новый уровень.

Конечно, в Join.me включен весь тот набор функций, которыми и должна обладать бесплатная программа для групповых звонков. Это и проведение видеоконференций, и демонстрация экрана, и чат (через Slack). Но также Join.me предлагает дополнительные возможности. Например, сервис для проведения вебинаров и электронная «классная доска».

Если вы ищете коммуникационную программу, чтобы всегда оставаться «на одной волне» с вашими удаленными работниками, то Join.me отвечает этому требованию.

Программы для группового чата

Возможность связаться по телефону или проводить видеочат нужны любой компании с удаленными работниками, но звонки излишни в том случае, например, если у вас или у сотрудников всего лишь возник уточняющий вопрос. Вот для таких оперативных вопросов/ответов подходит обычный чат. И, если вы хотите, чтобы тайм-менеджмент был по-настоящему эффективным, то вам стоит попробовать одну из следующих программ.

6. Slack

Slack набирает популярность, как наиболее эффективный и современный инструмент для мгновенного обмена сообщениями, и вот почему.

В Slack у вас будет индивидуальный аккаунт с чатом для вас и ваших сотрудников. Как только у вас появился аккаунт, вы можете использовать чат, как для общения с одним пользователем, так и вести групповой чат со всеми, кто был добавлен. А также Slack позволяет создавать отдельный чат с пользователем внутри группового чата, если вам, например, надо задать вопрос, предназначенный только для него.

Вы также можете создать сразу несколько каналов для организации сеансов разговоров. Например, у вас могут быть одновременно каналы #marketing, #TeamNYC, #AutoVertical, #sales и на другие темы.

Slack — это отличная программа для поддержания связи со всеми вашими сотрудниками, помогающая экономить время.

7. Workplace в Facebook

Отдадим должное гениям из Facebook, запустившим еще один инновационный продукт. Workplace — это революционный способ объединить всех членов вашей команды в одной рабочей среде.

Workplace в Facebook это фактически объединенный аккаунт Facebook для всех сотрудников, участвующих в проекте. Это значит, что вы можете добавить всех в компании к вашему аккаунту. Вы можете проводить групповые обсуждения, размещать записи с обновленной информацией касательно ваших проектов, комментировать и делать предложения в публикациях, а также совершать голосовые и видеозвонки.

Workplace в Facebook предоставляет неограниченное хранилище файлов, видеохостинг и т. д. Посредством платформы вы сможете вести безопасное сотрудничество, добавить неограниченное число пользователей, групп с проектами, проводить вещание онлайн-видео и многое другое.

8. HipChat

HipChat — это еще одно просто потрясающее чат-приложение для бизнеса. Конечно, оно включает в себя все ожидаемые функции тайм менеджмент программы , в том числе, групповой чат и видеочат. Но особенно HipChat хорош тем, что в нем есть функция демонстрации экрана.

Вместо того, чтобы объяснять на словах, что вы имеете ввиду, вы можете просто «поделиться» экраном и показать. Также можно задать группе вопрос, начать видеозвонок или задать вопрос конкретному сотруднику, поставив перед его пользовательским именем @.

Программы для управления проектами

Итак, когда вы уже знаете, как вести учет рабочего времени, проводить видеоконференции с удаленными сотрудниками, пришла пора определиться с инструментами, помогающим осуществлять менеджмент времени . И это понятно, ведь от того, что ведется учет рабочего времен и вы можете выявить неэффективности будет мало толку, если у вас нет возможности улучшить ваш метод по оценке производительности.

9. Basecamp

Basecamp — это один из лучших способов информировать и организовывать ваших удаленных сотрудников. Basecamp разделяет все важные задания на три категории и удобно отображает их на одной панели, что существенно облегчает управление временем .

Первая секция — “HQ (headquarters)”( Офис ). В ней пользователи Basecamp узнают о различных обновлениях: анонсы компании, изменение в политике и другие общекорпоративные новости.

Вторая секция — «Teams» ( Команды ). В ней участники одной команды общаются и координируют свою работу. Например, любому работнику маркетинговой команды будут доступны копии, видео, инструкции, размещенные на панели команды.

Наконец, секция « Проекты », в которой сотрудники из разных команд могут работать над одним проектом. В этой секции они могут делиться задачами и видеть ход выполнения проекта от его начала до завершения.

По тому, как сотрудники выполняют порученные задания и добавляют новые, вы, как менеджер, можете следить за ходом работ и скоординировать управление временем .

10. Asana

Asana — идейно простое приложение для управления проектами. Одна из лучших функций в Asana то, что вы можете вносить задачи в список или в календарь. Таким образом, вы видите в календаре, когда и что вам нужно сделать. Когда вы закончили работу над задачей, то можете кликнуть по ней и отметить как выполненную.

Asana также позволяет сортировать задачи по категориям на «выполненные», «невыполненные», «закончить к определенной дате» и «по проектам». Это дает менеджеру возможность видеть текущий прогресс, а удаленному работнику быстро отсортировать, что уже сделано и что еще надо сделать.

Данное приложение также высылает электронное письмо с уведомлением перед наступлением даты сдачи задания.

11. Float

Float — программа для управления проектами, которая лучше подходит для малых команд.

Float имеет удобный «click-and-drop» планировщик, который помогает наглядно отобразить текущий объем работы команды, легко управлять задачами, быстро делать обновления и найти нужного вам работника, благодаря фильтрам и поисковым функциям программы.

В Float вы также можете распределять задачи между сотрудниками, разбивать на этапы выполнения, группировать проекты и добавлять к задачам свои пояснения.

Float помогает управлять командой и позволяет создавать пользовательские отчеты, чтобы вы могли быть уверены в достижении своих целей.

Приложения для повышения продукстивности

Вы, наверняка, слышали выражение: «быть не хуже других». И хотя обычно это относится к социальному положению — тоже самое можно сказать и про ситуацию с удаленными работниками. Иными словами, это здорово видеть в приложении для повышения производительности, кто и что делает, и кто возглавляет «гонку».

12. IDoneThis

IDoneThis — довольно интересное приложение для повышения производительности — по сути это «прокаченный» список текущих дел. С помощью IDoneThis вы можете создавать списки дел, которые должны выполнить удаленные работники и наблюдать, как красные отметки «Х» (невыполненные задачи) превращаются в зеленые (выполненные).

IDoneThis это удобный способ отслеживать ход выполнения работ и проверять, как справляются сотрудники. Иногда лучший тайм-менеджмент — это здоровая дружеская конкуренция.

13. Todoist

Todoist — это отличное и идейно простое приложение по созданию списка текущих дел. Нет, правда, вы можете добавлять туда свои личные дела. Вроде списка покупок, фильмов, которые хотите посмотреть, планировать поездки. Однако, приложение можно полностью перенастроить и использовать только для рабочих задач.

В аккаунте Todoist вы можете добавлять задачи, маркировать их, назначать срок выполнения, сортировать задачи по фильтрам: порученные вам, другим сотрудникам, приоритетные. Вам также будут видны задачи на сегодня и те, которые нужно выполнить в течении ближайших семи дней.

Базовые функции Todoist доступны бесплатно, но для управления большой командой стоит обновить аккаунт до платного премиум-плана и использовать все возможности.

Совместный доступ к файлам

Может показаться странным, что мы включили облачные хранилища в статью, в которой освещаются лучшие программы для тайм-менеджмента , но тут есть прямая связь. Только представьте, как много времени будет потрачено впустую, если у ваших удаленных сотрудников не будет приложения для совместного доступа к файлам? И, упаси Бог, все файлы будут высылаться вам на электронную почту?

Многие из упомянутых приложений включают в себя опцию совместного доступа к файлам, но, возможно, вам понадобится резервная копия или вы захотите пользоваться более надежными сервисами, такими как Dropbox или Google Drive.

14. Dropbox

Dropbox — отличное облачное хранилище, которое вы можете использовать для совместного доступа к файлам. Сервис интуитивно понятен и многие удаленные работники уже знакомы с тем, как он устроен.

Для наибольшей экономической отдачи стоит использовать аккаунт Dropbox Business с безопасным доступом к данным, синхронизацией и возможностью совместной работы.

15. Google Drive

Если вы управляете небольшой командой удаленных сотрудников, то Google Drive будет просто отличным выбором. С помощью Google Drive вы можете делиться файлами, редактировать их, вести совместную работу, добавлять комментарии в текстовые документы, и т.д.

Кроме этого, в качестве дополнительной меры безопасности и контроля, у вас есть возможность выбирать, кто имеет право доступа к определенным документам.

Заключение

При правильном подборе эти тайм менеджмент программы помогут вам эффективно организовать работу с удаленными сотрудниками и сделать ее более продуктивной, чем когда-либо.

Get more stuff like this
In your Inbox

Subscribe to our mailing list and get interesting stuff on remote working and productivity to your email inbox

we respect your privacy and take protecting it seriously.

Лиам Мартин является со-учредителем Time Doctor — программы по улучшению продуктивности и отслеживанию рабочего времени ваших сотрудников, где бы они не работали.